MENYUSUN RENCANA ANGGARAN DAN ANGGARAN PENJUALAN

MENYUSUN RENCANA ANGGARAN DAN ANGGARAN PENJUALAN

Prosedur  Penyusunan Rencana Penjualan

            Secara rinci penyusunan rencana penjualan dilakukan enam langkah berurutan , yaitu :

·         Menganalisis perkembangan lingungan bisnis ekstern perusahaan  .

·         Menganalisis kekuatan dan kelemahan perusahaan .

·         Menentukan tujuan penjualan yang ingin dicapai perusahaan .

·         Menyusun strategi penjualan yang diperlukan untuk mencapai tujuan .

·         Menyusun anggaran penjualan , dan

·         Memonitor hasil pelaksanaan rencana dan anggaran .

Jangka Waktu Rencana Penjualan

            Berdasarkan jangka waktu penerapannya rencana penjualan dibedakan menjadi dua macam rencana , yaitu :

·         Rencana penjualan jangka menengah .

Jangka waktu rencana penjualan jangka menengah berkisar sekitar lima tahun . Menurut konsep Management by Objectives (MBO) rencana jangka menengah disebut rencana strategik . Dalam rencana penjualan jangka menengah disusun garis besar tujuan penjualan yang ingin dicapai perusahaan selama tiga sampai lima tahun yang akan datang . Di samping itu juga disusun proyeksi atau perkiraan penjualan produk dalam jangka menengah , dan garis besar strategi penjualan yang direncanakan untuk mencapai tujuan dan jumlah proyeksi penjualan itu .

·         Rencana penjualan tahunan .

Rencana tahunan merupakan penjabaran rencana jangka menengah , tahun demi tahun . Oleh karena jangka waktunya lebih pendek , rencana tahunan lebih memusatkan pada rencana kegiatan operasional . Hal itu berlainan dengan rencana strategik , yang lebih bermuatan garis besar strategik untuk mencapai tujuan . Rencana dan anggaran tahunan biasanya dipecah-pecah menjadi rencana dan anggaran bulanan dan triwulanan .

Analisis Perkembangan Lingkungan Bisnis Ekstern
            Dari sekian banyak faktor lingkungan bisnis ekstern , yang berikut ini paling besar pengaruhnya terhadap perkembangan permintaan berbagai macam barang dan jasa :

·         Perkembangan kehidupan ekonomi / moneter nasional , regional , dan internasional .

·         Perkembangan kehidupan politik nasional , regional , dan internasional .

·         Perkembangan Teknologi .

·         Pertumbuhan konsumen sasaran dan tenaga beli mereka .

·         Perkembangan infrastruktur publik .

·         Bencana alam , nasional regional dan internasional .

·         Perkembangan persaingan pasar .

Analisis Kekuatan dan Kelemahan Perusahaan

            Langkah kedua proses penyusunan rencana penjualan adalah menganalisis kekuatan dan kelemahan perusahaan bagian penjualan pada umumnya dan kekuatan dan kelemahan bagian penjualan pada  khususnya . Analisis kekuatan dan kelemahan perusahaan tersebut diperlukan untuk menjaga rencana penjualan ( termasuk tujuan penjualan ) yang disusun tidak terlalu optimis namun juga tidak perlu pesimis .

            Contoh kekuatan perusahaan adalah a). Pangsa Pasar yang Tinggi , b). Mutu dan harga produk kompetitif , c ). Jumlah penjualan produk yang meningkat dari tahun ke tahun . Adapun contoh kelemahan perusahaan adalah a). Sarana produksi yang dimiliki telah tua sehingga tidak dapat beroperasi secara efisien , b). Harga jual produk tidak kompetitif , c). Daya saing produk yang lemah , d). Banyak sales executives yang dipekerjakan belum berpengalaman , e). Jumlah pedagang yang bersedia menjualkan produk belum memadai .

Menentukan Tujuan Penjualan

            Karena perbedaan kondisi masing-masing perusahaan , tujuan penjualan yang ingin dicapai satu perusahaan tidak sama dengan yang lain . Walaupun demikian kebanyakan perusahaan mencantumkan jumlah penjualan produk yang ingin mereka capai sebagai salah satu tujuan penjualan . Contoh tujuan penjualan lain adalah jumlah keuntungan yang ingin diperoleh dan pengembangan pangsa pasar .

Menyusun Strategi Penjualan

            Membangun pangsa pasar . Strategi penjualan yang diperlukan untuk mencapai tujuan ini dapat disusun sebagai berikut :

·         Meningkatkan jumlah distributor . Dengan jumlah distributor lebih banyak diharapkan jumlah produk yang didistribusikan dan penyebaran produk keseluruhan daerah pemasaran meningkat .

·         Mendapatkan pesanan produk baru dari distributor-distributor pelanggan .

·         Menarik distributor baru ( dalam jumlah tertentu ) menjadi pelanggan dengan jalan menawarkan harga produk , diskonto dan syarat pembayaran yang kompetitif .

·         Mendukung keberhasilan penjualan produk-produk tertentu dengan menyelenggarakan program periklanan yang terarah .

·         Meyakinkan pelanggan akan manfaat-manfaat produk baru .

Menyusun Anggaran Penjualan

            Menyusun anggaran penjualan merupakan langkah penting bagi setiap orang manajer penjualan dalam tugas menyusun rencana penjualan .

            Anggaran penjualan adalah rencana pengeluaran penjualan yang disusun secara tahunan . Salah satu kegunaan anggaran penjualan  adalah untuk mengawasi dana yang dikeluarkan guna membiayai kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan penjualan .

Menentukan Jumlah Anggaran

             Ada tiga metode anggaran penjualan lain yang dapat dipergunakan . Ketiga metode tersebut adalah :

·         Persentase rata-rata anggaran yang berlaku masing-masing bidang usaha .

·         Persentasi jumlah hasil penjualan yang direncanakan .

·         Alokasi anggaran tiap seri produk .

Memonitor Implementasi Rencana Dan Anggaran

Langah terakhir kegiatan rencana penjualan adalah memonitor pelaksanaan rencana dan anggaran . Selama proses monitoring manajer penjualan membandingkan tujuan yang telah dicapai dan biaya yang telah dikeluarkan dengan yang direncanakan .Apabila terjadi penyimpangan yang substansial mereka mencari sebab penyimpangan dan mencari jalan keluar . Dengan demikian diharapkan penyimpangan yang negatif tidak terulang .